Платежный календарь представляет собой сформированный график денежных потоков на ближайший период (от нескольких рабочих дней до одного месяца) таким образом, чтобы с одной стороны гарантировать оплату всех необходимых платежей и избежать кассовых разрывов, а с другой — минимизировать излишки денежных средств на счетах.
Таким образом, для повышения маневренности (свободы в принятии решений и запаса для принятия мер) задача сводится к максимальному увеличению периода платежного календаря (или прогноза движения денежных средств).

Для этих целей платежи можно разделить на графиковые (прогнозируемые), текущие, а также оперативные и аварийные.
Графиковые платежи можно планировать с высокой вероятностью за 3–4 недели до момента исполнения (а часто и на год вперед, т. к. они указаны в графике). К таким платежам относятся, к примеру, арендная плата, налоговые и коммунальные платежи, проценты по кредитам, лизинговые платежи и другие обязательства с графиком погашения.
Текущие платежи, как правило, планируются за 2 недели до наступления срока оплаты. Это, например, оплата маркетинговых акций, командировочных расходов, плановые закупки материалов, приобретение основных средств, таможенные платежи при импорте, оплата расходов по текущей деятельности — заработная плата с налогами, оплата ключевым поставщикам при отсрочке оплаты. При преимущественных расчетах с поставщиками на условиях длительной отсрочки оплаты такие платежи можно абсолютно точно закладывать в платежный календарь с большим заделом по времени. Однако и при коротких сроках оплаты (или преимущественной предоплате) их можно примерно прогнозировать исходя из объемов деятельности и зависимости потребности в ресурсах от их величины.
Оперативные платежи можно предусмотреть не более чем за один день (например, комиссии за обмен валют), но можно спланировать исходя из объема текущих операций.
Аварийные платежи предвидеть нельзя. Для оплаты представительских расходов, услуг по устранению аварий, срочного ремонта оборудования либо срочных расходов, не запланированных вовремя, и других непредвиденных платежей разумно формировать резерв. Этот резерв зависит от величины организации (с ростом организации его доля должна сокращаться), отрасли (при наличии сложных технических устройств в производственном цикле доля таких расходов может расти), уровня платежной дисциплины (с ростом дисциплины доля таких расходов должна сокращаться) и может достигать и 10-20% от среднедневных расходов организации.

Следует отметить, что для нормальной работы на долю первых двух групп должно приходиться более 80% всех выплат.