Самым важным в системе управления денежными потоками является культура порядка — т. е. следование принятым правилам принятия поступлений и расходования денежных средств. Тут, как в бухучете, креативность является скорее бедой, чем поводом для гордости. И тут важна роль первого лица компании — крайне важно не давать своими действиями примеров по нарушению регламента.

Все платежи должны быть разделены на периодические (регулярно повторяющиеся) и разовые (инициативные). А также на группы приоритетности по обязательности исполнения. Так, к первой группе очередности должны быть отнесены платежи по обязательствам, грозящим остановкой основного процесса в случае их неисполнения; ко второй группе — расчеты по заработной плате, налоги, расчеты с банками, расчеты с контрагентами, в договорах которых предусмотрены большие штрафные санкции; к третьей группе — обязательные платежи с наиболее значимыми кредиторами; к четвертой группе — прочие выплаты по обязательным платежам, инициируемые платежи в рамках выделенных лимитов; к пятой группе — инициируемые платежи сверх выделенных лимитов.
При текущем дефиците денежных средств (кассовом разрыве) исполнение платежей производится по степени приоритетности (сначала исполняются платежи первой группы, затем второй и т. д.).

Также следует предусмотреть процедуру предельных сроков заявления о необходимости производить оплату в зависимости от ее суммы. Так, для небольших сумм достаточно сделать запас на время прохождения процедур визирования, а для крупных сумм следует делать запас, достаточный для аккумулирования суммы в необходимом объеме. Конкретные сроки зависят от условий работы конкретной организации, ее финансовой устойчивости и способности быстро привлекать финансирование в требуемом объеме.

Поступление документов на оплату целесообразно организовать в форме заявок на расход денежных средств, которые должны проходить различные процедуры визирования в зависимости от статьи расходования денежных средств и требуемой для оплаты суммы (а также наличия запаса по бюджетным лимитам при использовании в организации процедур бюджетного управления). В круг визирующих лиц могут входить непосредственный руководитель инициатора платежа, финансовый контролер, бюджетодержатель по данной расходной статье, финансовый или генеральный директор (или его заместитель, курирующий данное направление деятельности). Для отдельных расходных статей (например, связанных с основным процессом деятельности компании) должны быть предусмотрены процедуры упрощенного визирования, исключающие из круга визирующих руководителей топ-уровня.

Сложность системы контроля и использование для этих целей специализированных программных продуктов должна коррелировать с количеством платежей, количеством пользователей системы (инициаторов платежей) и величиной оборота денежных потоков компании. Так, в небольших организациях с количеством платежей до 5-10 в день достаточно использовать Эксель для организации данной системы. А в группах компаний с большим оборотом должно быть организовано казначейство с поддержкой его работы за счет специализированного программного продукта.